KPI là gì? Vì sao KPI quan trọng? Hướng dẫn cách thức xây dựng KPI

Chắc hẳn các bạn không còn xa lạ gì với khái niệm “KPI” khi làm việc trong các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay. Nhưng không nhiều người biết chính xác KPI là gì. Cũng như vai trò quan trọng của nó trong sự phát triển của công ty. Không phải khi không mà cấp trên luôn đề ra một mức KPI mỗi tháng để nhân viên cố gắng đạt được và nâng mức đó lên theo thời gian. Hãy cùng Letweb tìm hiểu kỹ hơn về KPI qua bài viết sau nhé!

Khái niệm của KPI

KPI là chỉ số đánh giá hiệu suất công việc

KPI là tên viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator, dịch ra tiếng Việt là “chỉ số đánh giá thực hiện công việc” hay nói đơn giản là chỉ số kinh doanh. Ngay khi bắt đầu kinh doanh, công ty sẽ lên kế hoạch chi tiết và cụ thể về chỉ số KPI cho các phòng ban, bộ phận kinh doanh khác nhau. Nhằm đo lường hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên và hiệu quả kinh doanh của cả công ty trong từng giai đoạn cụ thể.

Có 3 loại KPI phổ biến

1. Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra

Hệ thống này cho phép thực hiện đánh giá nhanh và hiệu quả hiệu suất của công việc. Nhưng nó còn nhiều hạn chế như:

• Không khuyến khích phát triển tiềm năng vốn có của từng cá nhân.
• Nhân viên không được tạo điều kiện tập trung vào các giải pháp trong điều kiện ngắn hạn.
• Hệ thống không thích ứng tốt nếu có sự thay đổi trên thị trường kinh doanh, cũng không đánh giá chính xác vai trò của marketing.

2. Hệ thống KPI hành vi

Hệ thống này sẽ thích hợp với những vị trí mà đầu ra rất khó chuyển đổi thành con số cụ thể, giúp ích nhân viên khá nhiều. Nhưng trong thực tế, hệ thống KPI hành vi vẫn còn tương đối mới ở Việt Nam. Nên không tránh khỏi những sai sót như đánh giá không đúng chỉ số hay chỉ số đánh giá đúng nhưng nhận định sai.

3. Hệ thống KPI năng lực

Như tên gọi, hệ thống này sẽ tập trung vào năng lực, khả năng của mỗi nhân viên. Nó chú trọng đến nguyên nhân thay vì kết quả như hệ thống KPI đầu ra.

Tầm quan trọng của KPI

Có 4 lý do để mỗi doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống KPI khi bắt đầu công việc kinh doanh, đó là:

– KPI đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường sự tăng trưởng cụ thể, so với các mục tiêu đã đề ra ban đầu. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại mục tiêu sao cho phù hợp với năng lực của mỗi nhân viên và tình hình của công ty.

– Nếu biết cách áp dụng hợp lý các chi số KPI thì sẽ giúp lãnh đạo dễ quản lý và theo dõi hiệu quả công việc của từng bộ phận, phòng ban, nhân viên… Từ đó đưa ra đánh giá và có mức thưởng phạt công minh cho nhân viên. Ngoài ra, KPI còn là chỉ số đáng giá để so sánh với các đối thủ cạnh tranh.

– Khi bạn chuyển các đánh giá thành con số cụ thể thì kết quả đo lường sẽ có độ chính xác cao.

– Để đạt được KPI đề ra, các bộ phận có liên quan thường liên kết với nhau, do đó nó góp phần tăng sự đoàn kết nội bộ vì sự phát triển của tập thể.

Để xây dựng chỉ số KPI hiệu quả thì cần làm gì?

KPI đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của công ty. Có 4 câu hỏi mà bạn cần xác định rõ khi muốn xây dựng chỉ số KPI sao cho hiệu quả, đó là:

? Mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được trong 1 tháng/ 1 quý/ 1 năm?

? Cách thức bạn muốn mục tiêu được hoàn thành là như thế nào?

? Ai, bộ phận nào sẽ là người thực hiện mục tiêu trên?

? Bạn sẽ tạo ra quy trình nhận phản hồi kết quả đến quản lý, trưởng phòng như thế nào?

Cách thức xây dựng hệ thống KPI

Lập ra kế hoạch KPI cụ thể cho từng cá nhân, phòng ban

Sau đây là 6 bước cơ bản để xây dựng hệ thống KPI. Tùy vào tình hình, mục tiêu mà bạn có thể thêm vào cho chính xác hơn.

Bước 1: Xác định mục tiêu công ty và chủ đề xây dựng KPI

Đầu tiên, các lãnh đạo, quản lý, trưởng bộ phận sẽ có trách nhiệm xác định rõ mục tiêu công ty đề ra là gì và kế hoạch công việc tiếp theo như thế nào. Họ phải là người có chuyên môn và hiểu biết về KPI.

Bước 2: Xác định nhiệm vụ của từng bộ phận

Vì mỗi phòng ban sẽ có mức KPI khác nhau. Nên phải xác định nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận mới có thể đề ra KPI đúng đắn.

Bước 3: Xác định rõ công việc của từng cá nhân, bộ phận

Để đưa ra KPI phù hợp với bộ phận tập thể. Thì cần xác định rõ công việc, năng lực của từng cá nhân.

Bước 4: Xác định chỉ số cốt yếu của KPI

Với chỉ số cá nhân thì mục tiêu phải đảm bảo đúng SMART. Nghĩa là Cụ thể – Có thể đo được – Có thể đạt được – Các yếu tố liên quan – Giới hạn thời gian. Với chỉ số bộ phận thì sẽ dựa trên nhiệm vụ, chức năng của từng nhóm, bộ phận. Sau đó, lập ra các đánh giá cụ thể theo định kỳ cho từng chỉ số.

Bước 5: Xác định các mức điểm số cho từng kết quả

Từng chỉ số sẽ có một mức khác nhau, khung điểm khác nhau. Tùy thuộc vào tính hiệu quả công việc và mức độ hoàn thành.

Bước 6: Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh lại mục tiêu

Sau một thời gian nhất định. Nhà quản lý sẽ dựa trên kết quả để đo lường, đưa ra đánh giá rồi kết luận. Sau đó điều chỉnh lại các mục tiêu cho tương lai.

Trên đây là những kiến thức liên quan đến chỉ số KPI. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu được cụ thể KPI là gì và cách thức xây dựng hệ thống KPI thế nào. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì thì bạn đừng ngại để lại bình luận ở dưới nhé!

Bài viết liên quan: Tỷ lệ chuyển đổi (CR) là gì? Những điều cần biết về tỷ lệ chuyển đổi

Kim Ngân