Top 3 ứng dụng quản lý công việc giúp tối đa năng suất và thời gian

Chắc hẳn tình trạng chung của mọi dân công sở thường gặp phải trong công việc, là khi dự án đến dồn dập thì sẽ bị quá tải, chạy đua với deadline, ăn ngủ cùng deadline. Kết quả là stress trở thành bạn đồng hành của họ, ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất làm việc.

Đây là vấn đề “không của riêng ai”. Và có một cách giải quyết mà đội ngũ nhà Letweb đang áp dụng hiệu quả. Đó là sử dụng các ứng dụng quản lý công việc online.

Thế nào là ứng dụng quản lý công việc?

Đúng như tên gọi, đây là những ứng dụng giúp bạn quản lý dự án và kiểm soát công việc tốt hơn nhờ vào các tính năng theo dõi tiến độ công việc và quản lý số lượng công việc.

Nhờ đó, bạn không cần phải lo lắng suy nghĩ xem hôm nay mình có bao nhiêu công việc, phải hoàn thành công việc quan trọng nào trước. Bạn không bị quên hay sót việc vì các ứng dụng này sẽ đảm nhận vai trò của một thư ký đắc lực, giúp bạn ghi nhớ và lưu dữ liệu của những công việc cần làm.

Ứng dụng quản lý công việc sẽ hỗ trợ bạn làm việc năng suất hơn

Không chỉ công việc cá nhân mà các ứng dụng này còn hỗ trợ làm việc nhóm rất tốt vì chúng tích hợp thêm tính năng trao đổi công việc theo nhóm, giúp bạn tối ưu hóa thời gian làm việc.

Trên thị trường có nhiều ứng dụng quản lý công việc hiện nay, bao gồm cả miễn phí và mất phí. Letweb xin giới thiệu 3 ứng dụng quản lý công việc miễn phí rất tốt, được nhiều người ưa dùng mà chính bản thân đội ngũ Letweb cũng đang ứng dụng hiệu quả.

3 ứng dụng quản lý công việc miễn phí tốt nhất

1. Trello

Hình minh họa về giao diện của Trello

Nếu nhắc đến ứng dụng quản lý công việc trực tuyến thì cái phải nói tới đầu tiên chính là Trello – ứng dụng đang được nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Giao diện và cách sử dụng rất đơn giản và dễ hiểu. Ở đó, bạn sẽ có những Board (có thể hiểu là dự án). Khi có dự án mới, bạn tạo ra một board, trên mỗi board, bạn tạo thêm các list việc cần làm.

Trong mỗi list, bạn tạo ra các check-list cần phải làm. Khi hoàn thành xong list nào, bạn di chuyển vào khu vực “đã hoàn thành” để tiện quản lý. Ngoài ra, bạn có thể mời bạn bè tham gia vào board mà không giới hạn số lượng. Họ có thể tự bổ sung thêm công việc hoặc theo dõi một list nào đó nếu được ủy quyền.

2. Todoist

Hình minh họa của Todoist

Một ứng dụng làm việc khác được nhiều công ty, doanh nghiệp đánh giá cao là Todoist. Nó có tính năng tạo ra nhiều loại việc cần làm, thêm hoặc xóa và thiết lập công việc theo mức độ ưu tiên hoặc ủy nhiệm cho người khác làm.

Như vậy, trong mỗi danh sách, các công việc sẽ xuất hiện, được sắp xếp và mã hóa màu theo mức độ khẩn cấp. Nhìn vào đó, bạn sẽ dễ dàng biết được hôm nay mình cần làm công việc nào trước tiên. Cuối cùng là một biểu đồ năng suất sẽ xuất hiện để hiển thị số lượng công việc bạn đã hoàn thành trong những công việc đã đề ra. Qua đó, người quản lý có thể theo dõi tiến độ, đánh giá KPI và điều chỉnh lại kế hoạch tiếp theo của mình.

3. Microsoft OneNote

Ví dụ minh họa về OneNote

Nếu bạn có thói quen mỗi ngày tạo ra một check-list riêng một cách nhanh chóng và thuận tiện. Thì Microsoft OneNote chính là sự lựa chọn hoàn hảo. Nó là một sản phẩm mới của đại gia đình nhà Microsoft Office đình đám, được bổ sung vào phiên bản 2010 trở đi.

Nếu bạn đã có tài khoản trên Microsoft Office, thì chỉ việc mở ra và sử dụng vì nó đã được cài sẵn vào máy. Cách sử dụng cũng giống như phần mềm ghi chú thông thường. Bạn có thể tạo các list công việc từ đơn giản đến chuyên nghiệp cho bất kỳ công việc nào cần nhớ. Tất cả các tính năng đặc thù cho việc tạo note đều được tích hợp trong OneNote mà chưa có ứng dụng nào cùng loại có thể so sánh được. Điều này khiến nó trở thành ứng dụng được nhiều người yêu thích.

Trên đây là 3 ứng dụng quản lý công việc phổ biến, được nhiều người ưa dùng trên thế giới. Tất cả đều có giao diện dễ sử dụng, tích hợp tính năng hữu ích, giúp tối ưu hóa hiệu suất và thời gian làm việc. Chúc bạn có thêm công cụ đắc lực để chiến thắng trên đường đua mang tên deadline.

Kim Ngân